Tijdsmanagement is voor veel mensen erg lastig. Hoewel ik nu iets meer dan een jaar werk aan het verbeteren van mijn tijdsindeling, heb ik zeker nog een paar stappen te gaan. En het is belangrijk dat je dat weet van jezelf. Mijn eerste tip naar anderen is dan ook dat je moet gaan beseffen wat je nu met je tijd doet en wat je kunt verbeteren. Dit lijkt misschien logisch, maar voordat ik kon beginnen met het anders indelen van mijn tijd, moest ik eerst inzien dat ik mijn tijd niet efficiënt indeelde. Zo schatte ik alles bijvoorbeeld net te kort in en rekende ik geen uitloop mee. Hierdoor kwam ik nooit goed uit met afspraken en omdat ik het belangrijk vind om op tijd te komen, werden afspraken dus korter gemaakt zodat ik snel door kon. Hierdoor krijg je het onnodig druk.
Toen ik dit eenmaal besefte en accepteerde, kon ik werken aan een beter tijdsschema en het probleem vinden. Aan de hand van de dingen die ik heb geleerd, wil ik tips geven die misschien kunnen helpen bij timemanagement.
Het besef
Zoals ik net al zei, probeer te beseffen dat er iets misgaat met je tijdsindeling en als je dit leest, is dat waarschijnlijk omdat je al doorhebt dat het misschien beter kan. Goed bezig! Misschien is er wel een onderliggende reden dat het plannen van tijd niet zo goed gaat, zoals concentratieproblemen bijvoorbeeld. Probeer dit te vinden en hierop in te spelen. Ik raak bijvoorbeeld snel afgeleid en daarom heb ik een fidgetspinner en een fidgetcube naast mijn laptop staan, zodat ik daarmee kan prutsen en nog steeds meekrijg wat mijn team zegt. Er hoeft natuurlijk helemaal niks aan de hand te zijn, misschien was goed je tijd indelen nog nooit echt nodig geweest. Wat het ook is, misschien kan de rest van het artikel helpen.
Plan minder in
1. Prop je dag niet helemaal vol met allemaal afspraken, (online) meetings en verplichte vrijetijd bezigheden. Dit is voor mij persoonlijk mijn grootste valkuil; ik maak het mezelf te druk. Want je hebt maar zeven dagen in de week en daarin moet je elke dag aan school werken en wil je ook nog sporten, maar eigenlijk moet je ook nog even naar de familie. En ineens is het maandag, is de nieuwe week begonnen en ben je al het benul van tijd kwijt. Probeer aan het begin van de week te bedenken wat echt moet (zoals bijvoorbeeld de planten water geven) en geef al die dingen een plek in je agenda. Zo weet je meteen dat je alle verplichte dingen van die week kunt doen en kun je meteen zien waar je nog vrije tijd over hebt.
2. Probeer ook voor jezelf uit te zoeken wat prioriteit heeft en wat niet. Werk en school zullen wel belangrijk zijn in je schema, maar moet je echt elke dinsdag en donderdag wat met een vriendin doen? Gun jezelf ook rust.
Reken ruim
1. De dingen die je wel in je agenda zet, zou ik ruim inrekenen. En dan bedoel ik echt alles. Het kost me geen 10 minuten om mijn planten water te geven, maar toch is dat wat er in mijn agenda staat. Dit doe ik, zodat ik rekening kan houden met eventuele vertragingen die ik op loop. Wanneer ik bijvoorbeeld naar mijn vader rijdt, houd ik rekening met file. Zo voorkom je dat je te laat op afspraken komt en hierdoor iets mist.
2. Door ruim te rekenen creëer je voor jezelf veel meer rust, omdat je weet dat, mocht er wat fout gaat, het altijd op te lossen is omdat je daar genoeg tijd voor hebt. En als alles wel meezit, dan heb je iets meer tijd om even rustig te zitten, bijvoorbeeld om even de laatste notities van school door te nemen, of even op je telefoon een spelletje spelen. Zo krijg je niet onnodig stress door te moeten haasten.
Neem tijd voor jezelf
1. Over dat vrije tijd, waar ik het bij ‘Plan minder in’ over had, neem ook echt vrije tijd. Ik kies voor mezelf altijd één dag in de week waarop ik niks heb en niks hoef te doen. En dan bedoel ik ook echt niks; als ik de hele dag in bed wil liggen, dan kan dat. Het is echt niet erg om eens nee te zeggen tegen de vriendinnen of om een keer niet die week bij je ouders te eten. Zo kan zowel je lichaam als geest even opladen en dan houd je veel meer energie over voor de rest van de week.
2. Maar ook tussen afspraken of opdrachten door is het belangrijk even rust te nemen. De hele dag achter de computer zitten is niet goed voor je en bovendien word je er niet gemotiveerd van. Wanneer het pauze is kun je bijvoorbeeld beter even een stukje gaan lopen, of de afwas doen. Zo breek je even met de werksfeer en heb je even geen druk op je. Hierdoor kun je later weer helderder nadenken. Ook word je zo meer gedisciplineerd, omdat je niet steeds tussen door je whatsapp of snapchat wilt checken. Je weet namelijk al dat je daar straks even tijd voor hebt.
Back-up of rust?
Wanneer je eens een avond niks hebt staan, betekent het niet meteen dat je op de bank moet gaan zitten als je daar geen zin in hebt. Ik heb een paar dingen die ik graag doe, zoals lezen, skeeleren of naaien, die ik dan op zulke momenten kan gaan doen, zonder dat ik meteen afspraken met iemand maak. Zorg ervoor dat je goed naar je lichaam en geest luistert. Merk je dat je snel geprikkeld bent door iets? Dan is het misschien tijd om even een avond niks te gaan doen. Zit je nog bomvol energie? Dan kun je dat boek oppakken wat je al tijden wilde lezen, maar nooit aan toe kwam.
Voorbeeld van mijn agenda:
|
Dag |
Activiteiten |
Tijd |
|
Maandag |
School |
09.30-15.00 |
|
|
Sporten |
15.30-17.00 |
|
|
|
|
|
Dinsdag |
School |
09.30-16.30 |
|
|
Planten water geven en bed verschonen |
16.45-17.00 |
|
|
Naar vriendin |
20.00-22.30 |
|
|
|
|
|
Woensdag |
School |
09.30-16.00 |
|
|
Sporten |
18.30-20.30 |
|
|
|
|
|
Donderdag |
School |
09.30-16.00 |
|
|
Naar moeder toe |
17.00-22.00 |
|
|
|
|
|
Vrijdag |
School |
09.30-15.00 |
|
|
Boodschappen |
15.30-16.30 |
|
|
Was |
17.00-17.15 |
|
|
|
|
|
Zaterdag___________ |
Vrijedag_____________________ |
____________________________ |
|
|
|
|
|
Zondag |
Sporten |
10.00-11.30 |
|
|
Naar vader |
13.00-21.00 |
In het bovenstaande voorbeeld heb ik twee avonden vrij. Als ik merk dat ik moe of geprikkeld ben, dan houd ik die avonden vrij en laad ik op, door bijvoorbeeld te lezen of op de bank te hangen. Wanneer ik merk dat ik graag even met mensen wil zijn, vraag ik of mijn vriendinnen wat kunnen doen, of doe ik wat leuks met mijn huisgenoten.
Hoewel de agenda in eerste instantie niet heel vol lijkt, houd ik wel rekening met bijbehorende activiteiten. Op de avonden dat ik ga sporten douche ik bijvoorbeeld ook, waar ik een half uur voor uittrek. Tussen school en een avondactiviteit door, moet ik ook eten. Dit zet ik er niet in, omdat dit voor zich spreekt, maar toch nog kan aanpassen. Ik hoef bijvoorbeeld niet meteen na het sporten te douchen; ik kan er ook voor kiezen om eerst te eten. Of ineens stelt een vriendin voor om de afspraak te vervroegen en samen te eten. Hier houd ik ruimte voor, maar ik zorg wel dat ik weet dat die dingen nog gedaan moeten worden. Vind je dit lastig? Dan kun je er altijd een to-do lijstje bij maken en bij de activiteiten de tijdsduur neer te zetten. Zo deel je nog niet alles in op tijd, maar weet je wel wat je die dag moet doen. Ook kun je dat zien als er te veel op je lijst staat, omdat alles wel een tijd indicatie heeft. Hiermee kun je wel een schatting maken naar wanneer je te veel wilt doen op één dag.
Dit alles samengevat geeft de workflow van mijn agenda indelen goed weer:
Stap 1: Prioriteiten stellen
Kijk aan het begin van de week naar welke taken prioriteit hebben en of deze deadlines hebben. Schoolprojecten zullen eerder deadlines hebben dan persoonlijke dingen, dus probeer hierin een duidelijk onderscheidt voor jezelf te maken tussen: hoge prioriteit, prioriteit zonder deadline en overige taken.
Stap 2: Tijd aan geven
Nu je al je taken hebt opgeschreven en onderverdeelt in verschillende categorieën, kun je een tijd aan alle taken plakken. Dit zal in het begin lastig zijn, omdat je misschien nog niet helemaal weet hoelang iets duurt. Probeer wel altijd ruim te rekenen. Misschien blijkt dat je de eerste week iets hebt ingeschat op een uur en duurde het in werkelijkheid maar 15 minuten. Dan kun je voor de week daarop er een tijd van 25 minuten aan geven. Mocht het namelijk deze keer anders lopen, dan kun je dat opvangen en kom je niet in de knoei met andere afspraken etc.
Stap 3: Kijk naar je agenda
Kijk in je agenda op welke plekken nog geen taken staan (school staat er bijvoorbeeld standaard van maandag t/m vrijdag in, van 10.00-16.00). Leg daar eerst je hoge prioriteit taken naast en deel deze in. Daarna komen de prioriteit taken zonder deadline, maar die wel die week moeten gebeuren. Als laatste zet je er overige taken in. Dit zijn dus taken die je graag zou willen doen, maar die niet per se die week hoeven. Hoe leuk het ook is om met vriendinnen te zijn, gun jezelf ook rust. Dat is in feite ook een taak; neem tijd voor jezelf.
Stap 4: Reflecteren
Ik ben een groot voorstander van kijken naar het werk wat je hebt gedaan die week. Zorg er wel voor dat je niet negatief wordt over jezelf en zie het als een leerproces. Kijk wat je de week erop beter kunt indelen, of waar andere tijden aan gegeven moeten worden. Zo krijg je sneller een agenda waarin jij het overzicht hebt. Ook weet je zo waar je sterke punten en zwakke punten liggen. Lukte het bijvoorbeeld heel goed om de taken tijden te geven, maar vond je het lastig om te weten welke taken prioriteiten hadden? Dan kun je proberen volgende week meer aandacht te geven aan het onderverdelen van taken.